اولین کنفرانس بین‌المللی در دکتری؛ از چکیده و ویزا تا ارائه و شبکهسازی
اولین همایش بین‌المللی هیجان‌انگیز و کمی دلهره‌آور است: باید کارتان را ارائه دهید، با پژوهشگران ناآشنا حرف بزنید و جزئیات سفر را سامان دهید. این فصل کمک می‌کند همه این‌ها را مرتب کنید؛ از انتخاب همایش و چکیده تا ویزا، بودجه، ارائه، شبکهسازی و پیگیری پس از بازگشت.
مدت زیادی است روی پروژه‌تان کار می‌کنید، آن هم در انزوای نسبی. تعامل شما با جامعه علمی تا امروز بیشتر به خواندن مقاله‌ها و شنیدن چند داستان از استاد و هم‌گروهی‌ها محدود بوده است. حالا قرار است به اولین همایش بین‌المللی‌تان بروید و با پژوهشگرانی روبه‌رو شوید که تا امروز فقط نامشان را بالای مقاله‌ها دیده‌اید. این تجربه هیجان‌انگیز است، اما کمی دلهره‌آور هم هست؛ چون باید کارتان را ارائه دهید، در جمعی ناآشنا حرف بزنید و جزئیات سفر را هم سامان دهید، که معمولاً پیچیده‌تر از انتظار است.
این فصل از دوره زندگی در دوران دکتری کمک می‌کند همه این‌ها را مرتب کنید تا اولین همایش‌تان به جای تجربه‌ای پراسترس، به یکی از بهترین تجربه‌های دوره دکتری تبدیل شود: از انتخاب همایش و ارسال چکیده تا سازمان‌دهی سفر، ارائه، شبکهسازی و استفاده از دستاوردهای همایش پس از بازگشت. برای دانشجویان ایرانی، چالش‌هایی مثل ویزا، هزینه و پرداخت بین‌المللی هم وجود دارد که به آن‌ها هم می‌پردازیم.
چرا همایش ارزش وقت و هزینه را دارد؟
شرکت در یک همایش علمی، سرمایه‌گذاری ارزشمندی در مسیر حرفه‌ای شماست. علاوه بر هزینه سفر و ثبت‌نام، زمان زیادی هم صرف می‌کنید. به‌طور کلی، شرکت در یک همایش بین‌المللی ممکن است حدود دو هفته از وقت‌تان را بگیرد: حدود یک هفته برای آماده‌سازی و سفر و چند روز برای حضور در خود همایش. خوشبختانه، اگر خوب آماده شوید، این سرمایه‌گذاری معمولاً به‌خوبی جبران می‌شود:
- بهروز شدن: تازه‌ترین یافته‌های حوزه‌تان را، گاهی ماه‌ها پیش از انتشار رسمی، می‌شنوید.
- بازخورد: کارتان را متخصصانی می‌بینند که نگاه تازه‌ای به آن دارند. یک پرسش خوب در همایش می‌تواند مسیر پژوهش‌تان را بهتر کند.
- شبکهسازی: با پژوهشگرانی آشنا می‌شوید که ممکن است همکار، داور، منتور یا کارفرمای آینده‌تان باشند.
- دیده شدن: نام و کار شما در جامعه علمی حوزه‌تان شناخته می‌شود.
- انگیزه: دیدن اینکه دیگران هم به پرسش‌های شما علاقه دارند، انرژی تازه‌ای برای ادامه کار می‌دهد.
- کمی تفریح: همایش‌ها، به‌ویژه در جاهای دیدنی، بخشی از حال‌وهوای یک سفر کوتاه را هم دارند.
انتخاب همایش مناسب
انتخاب همایشی که بهترین استفاده را از وقت و انرژی‌تان ببرد، تصمیم مهمی است. شاید استاد راهنما همایش خاصی را پیشنهاد داده باشد؛ پیشنهادش را جدی بگیرید، اما خودتان هم فکر کنید کدام همایش برایتان جالب‌تر و مفیدتر است. اگر می‌خواهید به همایشی غیر از پیشنهاد استاد بروید، با استدلال روشن به او توضیح دهید چرا انتخاب شما مناسب‌تر است. چند معیار:
۱. تناسب با پژوهش شما
این ضروری‌ترین معیار است. مطمئن شوید پژوهش‌تان به‌خوبی در دامنه همایش قرار می‌گیرد. اگر موضوع‌های همایش ارتباط کمی با کار شما دارد، بعید است نکته عملی یا الهامی از آن بگیرید. اما اگر کارتان مناسب باشد، وقتی می‌بینید دیگران هم به پرسش‌های شما علاقه دارند، انرژی زیادی می‌گیرید. برنامه همایش‌های سال‌های قبل را ببینید: سخنرانان اصلی چه کسانی بودند و چه موضوع‌هایی ارائه شد؟
۲. امکان ارائه
مطمئن شوید می‌توانید کارتان را ارائه دهید، شفاهی یا پوستر. کامل نشدن پروژه نباید مانع ارائه شود؛ بسیاری از همایش‌ها کارهای در حال انجام را با خوشرویی می‌پذیرند. با ارائه دادن، نقش‌تان از تماشاگر به شرکت‌کننده فعال تغییر می‌کند؛ و بسیاری از دانشگاه‌ها هم فقط برای همایش‌هایی که در آن‌ها ارائه دارید، کمکهزینه سفر می‌دهند.
۳. اندازه و فرصت شبکهسازی
همایش چیزی بیش از مجموعه‌ای از سخنرانی‌ها و پوسترهاست؛ تعامل با دیگران از مهم‌ترین ویژگی‌هایش است. کارگاه‌ها و همایش‌های کوچک، مثلاً با کمتر از صد شرکت‌کننده، برای آشنایی با پژوهشگران حوزه‌تان بسیار مناسب‌اند؛ در جمع کوچک، گفتوگو با سخنرانان اصلی آسان‌تر است. وقتی شبکه‌ای ساختید و فهمیدید دیگران در حوزه‌تان چه می‌کنند، می‌توانید سراغ همایش‌های بزرگ‌تر بروید.
۴. مکان، زمان و هزینه
مکان و زمان همایش را در نظر بگیرید: دسترسی، هزینه سفر، امکان گرفتن ویزا و تداخل با مهلت‌های تحصیلی‌تان. در صورت امکان، همایشی در جای دلپذیر انتخاب کنید؛ در محیط دلپذیر، تعامل‌ها راحت‌تر شکل می‌گیرد و حتی پژوهشگران برجسته هم آرام‌تر و در دسترس‌ترند.
۵. اعتبار همایش
همان‌طور که مجلات جعلی وجود دارند، «همایش‌های جعلی» هم هستند: رویدادهایی که با ایمیل‌های انبوه شرکت‌کننده جمع می‌کنند، هر چکیده‌ای را می‌پذیرند و کیفیت علمی ندارند. نشانه‌های هشدار: دعوت‌نامه ایمیلی نامرتبط با رشته شما، پوشش موضوعی بسیار گسترده، پذیرش سریع بدون داوری، و نبودِ نام‌های شناخته‌شده در کمیته علمی. همایش‌هایی که انجمن‌های علمی معتبر حوزه‌تان برگزار می‌کنند، معمولاً امن‌ترین انتخاب‌اند. از استاد راهنما بپرسید.
نوشتن چکیده‌ای که پذیرفته شود
بیشتر همایش‌ها بر اساس چکیده درباره پذیرش ارائه تصمیم می‌گیرند. چکیده همایش، با وجود کوتاهی، باید یک داستان کامل بگوید و کمیته علمی را قانع کند که کار شما ارزش شنیدن دارد.
- دستورالعمل را دقیق بخوانید: محدودیت تعداد واژه، ساختار، موضوع‌های همایش و مهلت ارسال.
- ساختار روشن: زمینه و مسئله (یک یا دو جمله)، هدف یا پرسش، روش، یافته‌های اصلی (با عدد، اگر ممکن است) و اهمیت.
- یافته داشته باشید: چکیده‌ای که فقط می‌گوید «نتایج ارائه خواهد شد» شانس کمتری دارد. حتی یافته‌های اولیه را گزارش کنید.
- عنوان گویا: عنوانی که پیام اصلی را برساند، نه فقط موضوع را.
- موضوع مناسب را انتخاب کنید: چکیده را به نشستی بفرستید که بیشترین تناسب را دارد.
- با استاد راهنما و هم‌نویسندگان هماهنگ کنید: پیش از ارسال، همه هم‌نویسندگان باید چکیده را دیده و تأیید کرده باشند.
معمولاً هنگام ارسال چکیده می‌توانید ترجیح‌تان را برای ارائه شفاهی یا پوستر اعلام کنید. برای اولین همایش، پوستر انتخاب بدی نیست: فرصت گفت‌وگوی عمیق‌تر و آرام‌تری با علاقه‌مندان می‌دهد و فشار کمتری دارد.
نقشه زمانی آماده‌سازی
شرکت موفق در همایش بین‌المللی، به‌ویژه برای دانشجویان ایرانی که ممکن است با فرایند ویزا روبه‌رو باشند، از ماه‌ها پیش شروع می‌شود.
سازمان‌دهی جزئیات سفر معمولاً بیشتر از انتظار دردسر دارد. فهرستی از کارها بنویسید و از همان ابتدا شروع کنید: ثبت‌نام (اغلب ثبت‌نام زودهنگام ارزان‌تر است)، بلیت، اقامت (هتل‌های نزدیک محل همایش زود پر می‌شوند؛ اقامت مشترک با هم‌گروهی‌ها هزینه را کم می‌کند)، بیمه سفر، مدارک لازم و هماهنگی با دانشگاه برای مأموریت یا مرخصی.
ابزار تعاملی: برآورد هزینه همایش
هزینه‌های تقریبی را به هر واحد پولی که راحت‌ترید وارد کنید تا جمع کل و سهم هر بخش را ببینید. این برآورد کمک می‌کند درخواست کمکهزینه دقیق‌تری به دانشگاه بدهید. چیزی ذخیره نمی‌شود.
چالش‌های خاص دانشجویان ایرانی
شرکت در همایش‌های خارج از کشور برای دانشجویان ایرانی معمولاً چالش‌های بیشتری دارد. این چالش‌ها واقعی‌اند، اما بسیاری از دانشجویان با برنامه‌ریزی زودهنگام از پسشان برمی‌آیند.
- ویزا: روند ویزای برخی کشورها ممکن است طولانی باشد و نتیجه‌اش قطعی نیست. از همان روز پذیرش چکیده اقدام کنید. نامه دعوت رسمی از برگزارکننده، نامه از دانشگاه درباره مأموریت علمی و مدارک مالی معمولاً لازم‌اند. شرایط دقیق را از سایت رسمی سفارت یا مرکز درخواست ویزای کشور میزبان بررسی کنید.
- پرداخت بین‌المللی: پرداخت هزینه ثبت‌نام با کارت‌های بانکی ایرانی معمولاً ممکن نیست. پیش از ارسال چکیده، با برگزارکننده درباره راه‌های پرداخت مکاتبه کنید؛ برخی همایش‌ها امکان پرداخت در محل یا روش‌های جایگزین دارند. از سپردن اطلاعات مالی به واسطه‌های ناشناس پرهیز کنید.
- هزینه: نوسان نرخ ارز می‌تواند هزینه را به‌طور چشمگیری بالا ببرد. همایش‌های منطقه‌ای، همایش‌های نزدیک‌تر جغرافیایی و همایش‌های با هزینه ثبت‌نام کمتر برای دانشجویان را هم در نظر بگیرید.
- کمکهزینه: از معاونت پژوهشی یا تحصیلات تکمیلی دانشگاه درباره آیین‌نامه حمایت از شرکت در همایش‌های خارجی بپرسید. برخی انجمن‌های علمی بین‌المللی هم کمکهزینه سفر یا ثبت‌نام رایگان برای دانشجویان کشورهای در حال توسعه دارند؛ به بخش «Travel grants» یا «Student support» سایت همایش نگاه کنید.
- برنامه جایگزین: اگر ویزا به موقع نرسید، از برگزارکننده بپرسید آیا امکان ارائه آنلاین یا ارائه توسط یکی از هم‌نویسندگان هست. بسیاری از همایش‌ها پس از دوران همه‌گیری، گزینه ترکیبی دارند.
همایش‌های معتبر داخلی، که انجمن‌های علمی کشور برگزار می‌کنند، فرصت بسیار خوبی برای اولین تجربه ارائه، آشنایی با پژوهشگران هم‌حوزه در ایران و گرفتن بازخورد به زبان مادری‌اند. هزینه و پیچیدگی کمتری دارند و می‌توانند تمرینی عالی پیش از همایش بین‌المللی باشند.
آماده‌سازی ارائه شفاهی یا پوستر
اصول ارائه خوب را در فصل ارائه علمی و جلسه‌های گروهی مفصل دیدیم. چند نکته ویژه همایش‌های بین‌المللی:
ارائه شفاهی
- زمان همایش‌ها معمولاً دقیق است. اگر ده یا پانزده دقیقه دارید، رئیس نشست سر وقت قطع‌تان می‌کند. با زمان‌سنج تمرین کنید.
- به انگلیسی تمرین کنید. اگر زبان ارائه انگلیسی است و زبان مادری‌تان نیست، چند بار با صدای بلند تمرین کنید، تلفظ واژه‌های کلیدی را بررسی کنید و جمله‌های اول و آخر را تقریباً از حفظ بدانید. لازم نیست انگلیسی‌تان بی‌نقص باشد؛ روشن و آرام بودن مهم‌تر است.
- پرسش‌های احتمالی به انگلیسی را تمرین کنید. اگر پرسشی را نفهمیدید، بی‌هیچ خجالتی بخواهید تکرارش کنند.
- فایل را از پیش برای برگزارکننده بفرستید و یک نسخه هم همراه داشته باشید.
پوستر
- اندازه و جهت پوستر را از دستورالعمل همایش بررسی کنید.
- عنوان باید از چند متری خوانا باشد و پیام اصلی را برساند.
- متن کم، شکل زیاد: بازدیدکننده باید در کمتر از یک دقیقه پیام اصلی را بگیرد.
- پوستر را در لوله محافظ حمل کنید یا اگر ممکن است، روی پارچه چاپ کنید که تا می‌شود و در چمدان جا می‌گیرد.
- یک نسخه کوچک A4 یا کد دسترسی دیجیتال برای علاقه‌مندان آماده کنید.
- کنار پوستر بمانید، به‌ویژه در زمان رسمی نشست پوستر. بهترین گفت‌وگوها اغلب همین‌جا شکل می‌گیرند.
برنامه‌ریزی برای روزهای همایش
همایش‌های بزرگ ممکن است ده‌ها نشست موازی داشته باشند و بدون برنامه، روزها در سرگردانی میان سالن‌ها می‌گذرد. پیش از همایش:
- برنامه را مرور کنید و نشست‌هایی را که حتماً می‌خواهید بروید علامت بزنید؛ ارائه‌های مرتبط با کار خودتان، سخنرانی‌های اصلی و ارائه پژوهشگرانی که کارشان را دنبال می‌کنید.
- فهرست آدم‌هایی که می‌خواهید ببینید را تهیه کنید. اگر ممکن است، از پیش ایمیل بزنید و برای یک قهوه کوتاه قرار بگذارید.
- همه چیز را نروید. شرکت در همه نشست‌ها خسته‌کننده است و فرصت گفتوگو را می‌گیرد. زمانی برای استراحت و گفت‌وگوهای غیررسمی بگذارید.
- از نشست‌های دانشجویی استفاده کنید. بسیاری از همایش‌ها برنامه‌های ویژه دانشجویان دارند: کارگاه، جلسه با سخنرانان یا ناهار منتورشیپ. این‌ها راحت‌ترین فرصت‌های شبکه‌سازی‌اند.
- یادداشت بردارید: نه فقط از محتوای ارائه‌ها، بلکه از ایده‌هایی که برای کار خودتان به ذهنتان می‌رسد.
شبکهسازی بدون معذب بودن
برای بسیاری از دانشجویان، به‌ویژه آن‌ها که درون‌گراترند یا با زبان همایش راحت نیستند، شبکهسازی ترسناک‌ترین بخش همایش است. تصور اینکه به یک پژوهشگر مشهور نزدیک شوید و سر صحبت را باز کنید، می‌تواند فلج‌کننده باشد. اما شبکهسازی چیزی جز گفت‌وگوهای کوچک و صادقانه درباره علایق مشترک نیست. چند راهکار:
- از پرسش شروع کنید. بعد از یک ارائه، پیش سخنران بروید و پرسشی درباره کارش بپرسید. پژوهشگران تقریباً همیشه از اینکه کسی کارشان را با دقت شنیده خوشحال می‌شوند.
- پوستر دیگران را ببینید. نشست پوستر راحت‌ترین جا برای گفت‌وگوست؛ صاحب پوستر منتظر است کسی بیاید و بپرسد.
- با دانشجویان دیگر شروع کنید. آن‌ها هم مثل شما احتمالاً احساس غریبی می‌کنند. شبکه هم‌سطح شما، فردا شبکه حرفه‌ای شما خواهد بود.
- از استاد راهنما بخواهید معرفیتان کند. اگر استادتان در همایش است، از او بخواهید شما را به همکارانش معرفی کند. یک معرفی کوتاه از سوی کسی که می‌شناسند، درها را باز می‌کند.
- در برنامه‌های اجتماعی شرکت کنید. شام همایش، گشت‌ها و استراحت‌های میان نشست‌ها، جاهایی‌اند که گفت‌وگوها راحت‌تر شکل می‌گیرند.
- داوطلب شوید. بسیاری از همایش‌ها از دانشجویان برای کمک در برگزاری دعوت می‌کنند؛ گاهی در ازای ثبت‌نام رایگان. داوطلب بودن شما را با برگزارکنندگان و سخنرانان آشنا می‌کند.
- به هدف کوچک فکر کنید. لازم نیست با همه آشنا شوید. هدفی مثل «هر روز با سه نفر تازه گفت‌وگوی واقعی داشته باشم» قابل‌دسترس‌تر است.
بعد از هر گفت‌وگوی جالب، نام فرد، موضوع گفتوگو و هر قول پیگیری را یادداشت کنید. کارت ویزیت یا اطلاعات تماس دیجیتال (مثلاً پروفایل ORCID یا صفحه حرفه‌ای) همراه داشته باشید.
معرفی سی‌ثانیه‌ای
در همایش، بارها از شما پرسیده می‌شود: «روی چه کار می‌کنی؟» داشتن یک پاسخ آماده و روان، که گاهی «معرفی آسانسوری» نامیده می‌شود، تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند. این معرفی باید در حدود سی ثانیه بگوید شما کی هستید، روی چه مسئله‌ای کار می‌کنید، چرا مهم است و چه چیز جالبی پیدا کرده‌اید.
«سلام، من … هستم، دانشجوی دکتری … در دانشگاه … در ایران. روی [مسئله] کار می‌کنم؛ چون [چرا مهم است]. تا حالا فهمیده‌ایم که [یافته جالب]. الان دارم روی [قدم بعدی] کار می‌کنم. شما روی چه چیزی کار می‌کنید؟»
جمله آخر مهم است: گفتوگو را دوطرفه می‌کند. این معرفی را به انگلیسی چند بار با صدای بلند تمرین کنید تا طبیعی شود. یک نسخه کوتاه‌تر ده‌ثانیه‌ای و یک نسخه بلندتر دودقیقه‌ای هم داشته باشید. همان تمرین «پژوهشت را در ۳۰ ثانیه توضیح بده» در فصل تفکر علمی اینجا به کارتان می‌آید.
همایش‌های آنلاین و ترکیبی
پس از دوران همه‌گیری، بسیاری از همایش‌ها به‌صورت آنلاین یا ترکیبی برگزار می‌شوند. این گزینه هزینه سفر و ویزا را حذف می‌کند و برای دانشجویان ایرانی فرصت مهمی است. اما شبکهسازی در همایش آنلاین سخت‌تر است و نیاز به تلاش آگاهانه دارد:
- در بخش گفت‌وگوی متنی نشست‌ها فعال باشید و پرسش بپرسید.
- از اتاق‌های گفت‌وگوی موضوعی و نشست‌های شبکهسازی مجازی استفاده کنید.
- بعد از ارائه‌های جالب، به سخنران ایمیل کوتاهی بزنید.
- زمان همایش را مثل یک همایش حضوری در تقویم‌تان «مسدود» کنید و همزمان کارهای روزمره را انجام ندهید.
- برای ارائه آنلاین، به نکته‌های فصل ارائه درباره نور، صدا و تعامل توجه کنید و اینترنت پشتیبان داشته باشید.
اگر پژوهشگر مشهوری را دیدید
دیدن پژوهشگری که سال‌ها مقاله‌هایش را خوانده‌اید، ممکن است شما را دستپاچه کند. یادتان باشد او هم روزی دانشجوی دکتری بوده و احتمالاً از اینکه کسی کارش را با دقت خوانده، خوشحال می‌شود. با یک جمله مشخص شروع کنید: «مقاله شما درباره … برای پروژه من خیلی مهم بود؛ یک پرسش درباره روش‌تان داشتم.» گفتوگو را کوتاه نگه دارید، به وقتش احترام بگذارید و اگر علاقه نشان داد، بپرسید آیا می‌توانید بعداً ایمیل بزنید. انتظار نداشته باشید همان لحظه همکاری شکل بگیرد؛ هدف، ساختن یک آشنایی اولیه است.
شبکهسازی با هم‌وطنان و هم‌حوزه‌ها
در بسیاری از همایش‌های بین‌المللی، پژوهشگران ایرانی که در دانشگاه‌ها و شرکت‌های کشورهای دیگر کار می‌کنند حضور دارند. آشنایی با آن‌ها می‌تواند به‌ویژه ارزشمند باشد: تجربه مشترک دارند، چالش‌های دانشجویان ایرانی را می‌شناسند و اغلب از کمک کردن، از معرفی به همکاران تا مشورت درباره فرصت‌های پسادکتری، استقبال می‌کنند. در عین حال، شبکه‌تان را به هم‌وطنان محدود نکنید؛ تنوع شبکه، فرصت‌های بیشتری می‌سازد و دیدگاه‌های تازه‌تری به کارتان اضافه می‌کند.
بعد از بازگشت
ارزش همایش فقط در روزهای برگزاری نیست؛ بخش بزرگی از آن در کاری است که بعد از بازگشت انجام می‌دهید. خیلی از دانشجویان با انرژی و ایده‌های زیاد برمی‌گردند و چند هفته بعد، همه‌چیز در کارهای روزمره گم می‌شود.
- ظرف یک هفته پیگیری کنید. به کسانی که با آن‌ها گفت‌وگوی جالبی داشتید، ایمیل کوتاهی بزنید و یادآوری کنید کجا آشنا شدید. اگر قول فرستادن مقاله یا داده‌ای را داده‌اید، عمل کنید.
- ایدهها را به برنامه تبدیل کنید. یادداشت‌های همایش را مرور کنید و ایده‌هایی را که برای کارتان مفیدند، در پایش ماهانه بعدی‌تان بگذارید.
- به گروه گزارش دهید. یک ارائه کوتاه در جلسه گروه درباره نکته‌های مهم همایش، هم به هم‌گروهی‌ها کمک می‌کند و هم یادگیری خودتان را تثبیت می‌کند.
- رزومه را بهروز کنید. ارائه در همایش را به رزومه اضافه کنید. صفحه مرتب‌سازی مقالات و کنفرانس‌ها در رزومه نکته‌های کاربردی دارد.
- گزارش مالی را تحویل دهید. اگر از دانشگاه کمکهزینه گرفته‌اید، مدارک و گزارش را بهموقع تحویل دهید تا برای همایش بعدی مشکلی نداشته باشید.
- درباره مقاله فکر کنید. اگر بازخوردهای همایش مثبت بود، شاید وقت تبدیل کار به مقاله است؛ موضوع فصل از داده تا مقاله.
اگر رئیس یک نشست شدید
گاهی از دانشجویان سال‌های بالاتر خواسته می‌شود در اداره یک نشست کمک کنند یا خودشان رئیس یک نشست کوچک باشند. این فرصت ارزشمندی برای دیده شدن است. وظایف اصلی ساده‌اند: پیش از نشست با سخنرانان آشنا شوید و تلفظ درست نامشان را بپرسید، هر سخنران را کوتاه معرفی کنید، زمان را دقیق نگه دارید (با علامت‌های پنج دقیقه و یک دقیقه مانده)، پرسش و پاسخ را مدیریت کنید و اگر کسی پرسشی نپرسید، خودتان یک پرسش آماده داشته باشید. اصول اداره جلسه در فصل ارائه و جلسات گروهی اینجا هم کاربرد دارد.
وقتی انگلیسی زبان دوم شماست
بسیاری از دانشجویان ایرانی نگران‌اند که انگلیسی‌شان برای همایش بین‌المللی کافی نباشد. واقعیت این است که در بیشتر همایش‌های علمی، بخش بزرگی از شرکت‌کنندگان انگلیسی را به‌عنوان زبان دوم صحبت می‌کنند و لهجه‌ها و سطح‌های مختلف کاملاً عادی است. مخاطبان علمی معمولاً به محتوا توجه دارند، نه به بی‌نقص بودن زبان. چند پیشنهاد:
- نگران لهجه نباشید. لهجه بخشی از هویت شماست و مانع فهم نیست، به شرطی که روشن صحبت کنید.
- آرام صحبت کنید. سرعت کمتر، فهم را برای همه، از جمله خودتان، آسان‌تر می‌کند.
- جمله‌های کوتاه به کار ببرید. جمله کوتاه و روشن بهتر از جمله پیچیده با خطای دستوری است.
- واژه‌های کلیدی رشته را خوب بلد باشید. تلفظ اصطلاحات اصلی پژوهش‌تان را از پیش بررسی کنید.
- از تکرار و تأیید نترسید. «ببخشید، می‌شود تکرار کنید؟» یا «اگر درست فهمیده باشم، می‌پرسید که…» جمله‌هایی کاملاً عادی‌اند.
- پیش از همایش تمرین کنید. تماشای سخنرانی‌های ضبط‌شده همایش‌های حوزه‌تان و تمرین گفتوگو با هم‌گروهی‌ها به انگلیسی، اعتمادبه‌نفس می‌سازد.
یادتان باشد: جسارت گفتوگو مهم‌تر از بی‌نقص بودن زبان است. پژوهشگری که با انگلیسی ساده اما با شور درباره کارش حرف می‌زند، بسیار بیشتر از کسی که از ترس اشتباه ساکت می‌ماند، دیده می‌شود.
آداب همایش
همایش‌ها قواعد نانوشته‌ای دارند که دانستن‌شان کمک می‌کند راحت‌تر و حرفه‌ای‌تر ظاهر شوید:
- به ارائه‌دهندگان احترام بگذارید: گوشی را بی‌صدا کنید، وسط ارائه از سالن بیرون نروید (مگر میان دو ارائه) و اگر پرسش می‌پرسید، کوتاه و محترمانه باشد؛ پرسش جای سخنرانی خودتان نیست.
- برای عکس گرفتن از اسلایدها اجازه بگیرید: برخی ارائه‌دهندگان داده‌های منتشرنشده نشان می‌دهند و نمی‌خواهند در فضای مجازی پخش شود. برخی همایش‌ها قاعده صریحی درباره عکاسی دارند.
- درباره کار منتشرنشده دیگران محتاط باشید: ایده‌ای که در همایش شنیده‌اید را بدون ارجاع یا اجازه، در کار خودتان استفاده نکنید.
- درباره کار منتشرنشده خودتان هم تصمیم بگیرید: با استاد راهنما هماهنگ کنید چه مقدار از داده‌هایتان را پیش از انتشار مقاله ارائه دهید.
- لباس مناسب: بیشتر همایش‌های علمی پوشش رسمی خاصی نمی‌خواهند؛ لباس مرتب و راحت کافی است. برای روز ارائه کمی رسمی‌تر بپوشید.
- از خودتان مراقبت کنید: اختلاف ساعت، روزهای طولانی و غذای نامنظم خسته‌کننده است. آب کافی بنوشید، استراحت کنید و اگر ممکن است، یک روز زودتر برسید تا با خستگی سفر ارائه ندهید.
- شرکت در همه نشست‌ها و خستگی پیش از روز ارائه.
- ماندن فقط با هم‌گروهی‌ها یا هم‌وطنان آشنا و از دست دادن آشنایی‌های تازه.
- تمرین نکردن ارائه به زبان همایش و زمان‌بندی دقیق.
- جمع کردن اطلاعات تماس بدون پیگیری بعد از بازگشت.
- عقب انداختن روند ویزا و بودجه تا آخرین لحظه.
داستان فرضی: پوستری که به یک همکاری رسید
این داستان ساختگی است و برای روشن‌تر شدن مفاهیم این فصل نوشته شده است.
نگار دانشجوی سال سوم دکتری بود و برای اولین بار به یک همایش بین‌المللی در کشوری همسایه می‌رفت. روند ویزا را از همان روز پذیرش چکیده شروع کرده بود و با این حال، ویزا فقط یک هفته پیش از سفر رسید. هزینه ثبت‌نام را هم نتوانسته بود آنلاین بپردازد؛ با برگزارکننده مکاتبه کرده بود و قرار شد در محل پرداخت کند.
نگار پوستر داشت و از شبکهسازی می‌ترسید. انگلیسی‌اش خوب بود، اما در گفت‌وگوی بی‌مقدمه با غریبه‌ها راحت نبود. پیش از سفر، معرفی سی‌ثانیه‌ای‌اش را بارها تمرین کرده بود و فهرستی از پنج پژوهشگری داشت که می‌خواست کارشان را بشنود. روز اول، فقط به سخنرانی‌ها گوش داد و با کسی حرف نزد. شب، به خودش قول داد روز بعد دست‌کم با سه نفر صحبت کند.
روز دوم، بعد از سخنرانی یکی از همان پنج پژوهشگر، پیشش رفت و پرسید آیا روشش برای نمونه‌های کوچک هم کار می‌کند؛ مشکلی که دقیقاً در پروژه خودش داشت. گفتوگو ده دقیقه طول کشید و پژوهشگر گفت حتماً به پوستر او سر می‌زند. عصر همان روز آمد، پانزده دقیقه کنار پوستر ماند و پیشنهاد داد داده‌هایشان را مقایسه کنند. بعد از بازگشت، نگار ظرف سه روز ایمیل پیگیری فرستاد. شش ماه بعد، اولین مقاله مشترکشان در حال نگارش بود. نگار بعدها گفت: «سخت‌ترین بخش، رفتن به سمت او بود. بقیه‌اش خودش پیش رفت.»
جمع‌بندی: همایش، پنجره‌ای به جامعه علمی
اولین همایش بین‌المللی می‌تواند یکی از بهترین تجربه‌های دوره دکتری باشد، اگر خوب آماده شوید. همایشی را انتخاب کنید که با پژوهش‌تان تناسب دارد، امکان ارائه می‌دهد، فرصت شبکهسازی دارد و معتبر است. چکیده‌ای روشن با یافته واقعی بنویسید و از ماه‌ها پیش، به‌ویژه برای ویزا، بودجه و پرداخت، برنامه‌ریزی کنید. ارائه یا پوستر را به زبان همایش تمرین کنید، برای روزهای همایش برنامه داشته باشید و معرفی سی‌ثانیه‌ای آماده کنید. شبکهسازی را با پرسش‌های کوچک و صادقانه شروع کنید، آداب همایش را رعایت کنید و بعد از بازگشت، تماس‌ها را پیگیری و ایدهها را به برنامه تبدیل کنید. و اگر سفر ممکن نشد، همایش‌های آنلاین و داخلی را فرصتی واقعی ببینید. هر همایش، چه بزرگ و چه کوچک، چه حضوری و چه آنلاین، فرصتی است برای اینکه از انزوای پژوهش بیرون بیایید و ببینید کارتان در تصویر بزرگ‌تر جامعه علمی کجا قرار می‌گیرد. بسیاری از پژوهشگران، وقتی به گذشته نگاه می‌کنند، اولین همایش‌شان را لحظه‌ای می‌دانند که برای اولین بار احساس کردند واقعاً عضوی از جامعه علمی‌اند.
چک‌لیست شرکت در همایش
جامعه علمی منتظر شنیدن کار شماست
این فصل بخشی از دوره زندگی در دوران دکتری با دکتر سعید جوی‌زاده است؛ ۲۵ فصل از انتخاب گروه تا دفاع و بعد از آن.
سوالات متداول درباره شرکت در همایش بین‌المللی
چطور همایش مناسب برای اولین ارائه را انتخاب کنم؟
همایشی را انتخاب کنید که موضوعش با پژوهش شما تناسب دارد، امکان ارائه شفاهی یا پوستر می‌دهد، فرصت شبکهسازی دارد و توسط انجمن علمی معتبری برگزار می‌شود. همایش‌های کوچک‌تر برای اولین تجربه و آشنایی با پژوهشگران حوزه مناسب‌ترند.
چکیده همایش را چطور بنویسم که پذیرفته شود؟
دستورالعمل را دقیق رعایت کنید و ساختار روشن داشته باشید: زمینه، هدف، روش، یافته‌های اصلی و اهمیت. حتی یافته‌های اولیه را گزارش کنید، عنوانی گویا بنویسید و به نشست مناسب بفرستید.
دانشجویان ایرانی برای ویزای همایش چه کنند؟
از همان روز پذیرش چکیده اقدام کنید، نامه دعوت رسمی و نامه مأموریت دانشگاه را تهیه کنید و شرایط دقیق را از منابع رسمی کشور میزبان بررسی کنید. برای احتمال نرسیدن ویزا، امکان ارائه آنلاین یا ارائه توسط هم‌نویسنده را از پیش بپرسید.
در همایش چطور شبکهسازی کنم اگر خجالتی هستم؟
با پرسیدن یک پرسش از سخنران بعد از ارائه یا گفتوگو کنار پوسترها شروع کنید، با دانشجویان دیگر آشنا شوید، از استاد راهنما بخواهید معرفیتان کند و هدف کوچکی مثل گفتوگو با سه نفر در روز بگذارید.
بعد از همایش چه کارهایی باید انجام دهم؟
ظرف یک هفته به آشنایان تازه ایمیل پیگیری بفرستید، ایدهها را در برنامه کاریتان بگذارید، در جلسه گروه گزارش دهید، رزومه را بهروز کنید و گزارش مالی کمکهزینه را بهموقع تحویل دهید.
منبع الهام ساختار موضوعی: Gosling, P. & Noordam, B. Mastering Your PhD, Springer. متن این صفحه بازنویسی و شرح آموزشی است.