پیش از همه‌گیری کووید-۱۹، تماس تصویری، گفت‌وگوی متنی و دیگر ابزارهای آنلاین برای همکاری در پروژه‌های پژوهشی وجود داشتند، اما جلسه‌ها و همایش‌ها عمدتاً حضوری بودند: پژوهشگران از سراسر دنیا در دانشگاه‌ها و مراکز همایش جمع می‌شدند. در ماه‌های اول سال ۲۰۲۰، قرنطینه در بسیاری از کشورها همه‌چیز را تغییر داد. ناگهان همه، گاهی تقریباً یک‌شبه، مجبور شدند از ابزارهای ارتباط از راه دور استفاده کنند و این ابزارها با سرعتی بی‌سابقه بهتر شدند. در این تجربه جمعی، یاد گرفتیم با ناامیدی‌ها، محدودیت‌ها و البته مزیت‌های کار از راه دور کنار بیاییم.

امروز، همکاری از راه دور دیگر استثنا نیست؛ بخش عادی زندگی پژوهشی است. ممکن است استاد مشاورتان در شهر دیگری باشد، هم‌نویسنده مقاله‌تان در کشور دیگری، یا جلسه‌های گروه‌تان ترکیبی برگزار شود. برای دانشجویان ایرانی، همکاری از راه دور گاهی تنها راه ارتباط با پژوهشگران خارج از کشور است. این فصل از دوره زندگی در دوران دکتری به شیوه‌های بهره‌گیری از این ابزارها می‌پردازد: از جلسه دونفره تا همایش بزرگ مجازی، از ابزارهای کار مشترک تا مدیریت اختلاف ساعت، و راه‌هایی برای کنار آمدن با جنبه‌های مثبت و منفی جلسه‌هایی که دیگر رودررو نیستند.

مزیت‌ها و چالش‌های همکاری از راه دور

در یک جلسه مجازی، برخلاف گردهمایی حضوری، لازم نیست به جای دیگری بروید؛ همین صرفه‌جویی قابل‌توجهی در وقت و هزینه است. اما پویایی جلسه آنلاین با جلسه حضوری فرق دارد و با تعداد شرکت‌کنندگان هم تغییر می‌کند. برای اینکه جلسه‌های آنلاین مؤثر و جذاب باشند، و به جای فرسوده کردن، به کارتان بیایند، باید شیوه تعامل‌تان را با محیط آنلاین تطبیق دهید.

در ادامه، جلسه‌های آنلاین را بر اساس تعداد شرکت‌کنندگان، از کم به زیاد، بررسی می‌کنیم و با توصیه‌هایی درباره جلسه‌های ترکیبی ادامه می‌دهیم.

جلسه دونفره آنلاین

جلسه‌های مجازی با جلسه‌های حضوری بسیار فرق دارند، اما قواعد اجتماعی در هر دو وجود دارد. پیش از همه‌گیری، در بسیاری از فرهنگ‌ها، شروع جلسه حضوری چند دقیقه انعطاف داشت؛ اگر چند دقیقه زودتر یا دیرتر می‌رسیدید، کسی شکایت نمی‌کرد. اگر زود می‌رسیدید، با یک فنجان چای یا چک کردن ایمیل وقت می‌گذراندید و اگر دیر می‌رسیدید، با یک عذرخواهی کوتاه می‌نشستید. اما در جلسه دونفره مجازی، این چند دقیقه تأخیر مسئله‌ساز‌تر است: طرف مقابل تنها، جلوی صفحه منتظر نشسته است و هیچ کار دیگری ندارد. پس:

• سر وقت وصل شوید. حتی یکی دو دقیقه زودتر وارد شوید تا اگر مشکل فنی پیش آمد، وقت حلش را داشته باشید.
• اگر دیر می‌کنید، خبر بدهید. یک پیام کوتاه («پنج دقیقه دیرتر وصل می‌شوم، عذرخواهی می‌کنم») بسیار بهتر از انتظار بی‌خبر است.
• اگر طرف مقابل دیر کرد، صبور باشید. مشکلات فنی و خانوادگی در جلسه‌های آنلاین رایج‌اند؛ به‌خصوص اگر خودتان آدم وقت‌شناسی هستید، ناراحتی‌تان را کنترل کنید.
• با سلام گرم شروع کنید. نشستن پشت صفحه ممکن است فاصله ایجاد کند. یک سلام صمیمانه و تشکر از وقتی که گذاشته شده، فضا را گرم می‌کند.
• به زمان احترام بگذارید. بسیاری از افراد جلسه‌های آنلاین را پشت سر هم و با فاصله کم برنامه‌ریزی می‌کنند. اگر به زمان بیشتری نیاز دارید، از ابتدا بگویید.

جبران نشانه‌های غیرکلامی

یکی از کاستی‌های جلسه مجازی، از دست رفتن نشانه‌های غیرکلامی است: حالت بدن، نگاه، مکث‌ها و واکنش‌های کوچک که در گفت‌وگوی حضوری بی‌آنکه متوجه شویم، بخش بزرگی از پیام را منتقل می‌کنند. در تصویر کوچک و گاهی بی‌کیفیت، تشخیص اینکه طرف مقابل گیج شده، موافق است یا ناراحت، سخت است. برای جبران:

• اگر اینترنت اجازه می‌دهد، دوربین را روشن نگه دارید.
• بیشتر بپرسید: «این توضیح روشن بود؟» «موافقید که این مسیر را ادامه دهیم؟»
• واکنش‌هایتان را کمی واضح‌تر نشان دهید: تکان دادن سر، جمله‌های کوتاه تأیید.
• در پایان، تصمیم‌ها را با صدای بلند خلاصه کنید و بعد در پیام کوتاهی مکتوب کنید.

جلسه‌های گروهی کوچک

وقتی تعداد شرکت‌کنندگان از دو به سه تا هشت نفر می‌رسد، پویایی جلسه تغییر می‌کند. در جلسه حضوری، چه کسی کی حرف بزند تا حد زیادی خودبه‌خود و با نگاه‌ها و حالت‌های بدن تنظیم می‌شود. در جلسه آنلاین، این هماهنگی ظریف از بین می‌رود: دو نفر همزمان شروع به حرف زدن می‌کنند، هر دو عذرخواهی می‌کنند، هر دو ساکت می‌شوند و دوباره همزمان شروع می‌کنند. تأخیر صدا هم این مشکل را بدتر می‌کند. نتیجه اغلب این است که چند نفر بحث را در دست می‌گیرند و بقیه ساکت می‌مانند.

• یک گرداننده تعیین کنید. کسی که نوبت صحبت را مدیریت کند، زمان را نگه دارد و از ساکت‌ترها نظر بخواهد.
• از دکمه «دست بالا» استفاده کنید. این ابزار ساده، هم‌پوشانی صحبت‌ها را کم می‌کند.
• دستور جلسه را از پیش بفرستید و در طول جلسه روی صفحه به اشتراک بگذارید.
• میکروفون را وقتی صحبت نمی‌کنید خاموش کنید تا صداهای اطراف مزاحم نشود؛ و یادتان باشد پیش از صحبت روشنش کنید. جمله «فکر کنم میکروفونت خاموش است» احتمالاً پرتکرارترین جمله جلسه‌های آنلاین است.
• دور زدن نوبتی: برای پرسش‌های مهم، از همه به ترتیب نظر بخواهید. این کار تضمین می‌کند صدای همه شنیده شود.
• از گفت‌وگوی متنی استفاده کنید: برای کسانی که ترجیح می‌دهند بنویسند، یا وقتی اینترنت‌شان برای صحبت ناپایدار است.
• یک سند مشترک باز داشته باشید: یادداشت‌های جلسه را همزمان در سندی بنویسید که همه می‌بینند. این کار سوءتفاهم‌ها را در لحظه آشکار می‌کند.

جلسه‌های گروه پژوهشی آنلاین را می‌شود با همان قالب‌هایی که در فصل ارائه و جلسات گروهی دیدیم اداره کرد، با یک تفاوت مهم: جلسه آنلاین زودتر خسته‌کننده می‌شود. جلسه یک‌ساعته حضوری را در آنلاین به چهل‌وپنج دقیقه کوتاه کنید، یا وسطش یک استراحت کوتاه بگذارید.

جلسه‌ها و همایش‌های بزرگ مجازی

برای گروه‌های بزرگ‌تر، دامنه انعطاف زمانی حتی کمتر است. همایش حضوری ممکن است چند دقیقه دیرتر شروع شود، اما همایش‌های مجازی با شرکت‌کنندگان زیاد، و احتمال زیاد مشکلات فنی، معمولاً سخنرانی‌ها را دقیقاً سر وقت شروع می‌کنند و با جدیت به برنامه پایبندند؛ وگرنه هرج‌ومرج پیش می‌آید.

به‌عنوان شرکت‌کننده

• چند دقیقه زودتر وصل شوید و صدا و تصویر را امتحان کنید.
• میکروفون را خاموش نگه دارید، مگر وقتی صحبت می‌کنید.
• پرسش‌ها را در بخش پرسش و پاسخ یا گفت‌وگوی متنی، کوتاه و روشن بنویسید.
• در گفت‌وگوهای متنی موازی، که گاهی پربارترین بخش همایش آنلاین است، شرکت کنید.
• از اتاق‌های گفت‌وگوی کوچک، نشست‌های شبکه‌سازی و فضاهای پوستر مجازی استفاده کنید.

به‌عنوان ارائه‌دهنده

• فایل ارائه را از پیش برای برگزارکننده بفرستید و اگر ممکن است، نسخه ضبط‌شده ارائه را هم آماده داشته باشید.
• پیش از نوبت‌تان، اشتراک‌گذاری صفحه را امتحان کنید.
• به دوربین نگاه کنید، نه به تصویر خودتان.
• زمان را دقیق نگه دارید؛ در همایش آنلاین، رئیس نشست بی‌تعارف قطع‌تان می‌کند.
• برای قطعی اینترنت برنامه داشته باشید: شماره تماس برگزارکننده و اینترنت پشتیبان.

نکته‌های بیشتر درباره ارائه آنلاین را در فصل ارائه علمی و درباره شبکه‌سازی در همایش‌های آنلاین را در فصل اولین کنفرانس بین‌المللی دیدیم.

جلسه‌های ترکیبی

جلسه ترکیبی، که بخشی از شرکت‌کنندگان در اتاق حاضرند و بخشی آنلاین، شاید سخت‌ترین نوع جلسه باشد. خطر اصلی، دو کلاسه شدن شرکت‌کنندگان است: کسانی که در اتاق‌اند، با هم گفت‌وگو می‌کنند، شوخی می‌کنند و تصمیم می‌گیرند، و کسانی که آنلاین‌اند، صدای مبهمی از یک میکروفون دور می‌شنوند، تخته را نمی‌بینند و به‌تدریج از جلسه جدا می‌شوند.

• صدا اولویت اول است. میکروفونی که صدای همه حاضران در اتاق را خوب بگیرد، مهم‌ترین تجهیزات جلسه ترکیبی است.
• یک نفر در اتاق مسئول شرکت‌کنندگان آنلاین باشد. گفت‌وگوی متنی را دنبال کند، دست‌های بالا را ببیند و مطمئن شود صدایشان شنیده می‌شود.
• همه چیز را دیجیتال کنید. به جای تخته وایت‌برد فیزیکی، از تخته دیجیتال مشترک یا سند مشترک استفاده کنید تا همه ببینند.
• از آنلاین‌ها اول نظر بخواهید. در دورهای نظرخواهی، گاهی از شرکت‌کنندگان آنلاین شروع کنید تا فراموش نشوند.
• گفت‌وگوهای جانبی در اتاق را کم کنید. هر گفت‌وگوی جانبی برای آنلاین‌ها به نویز تبدیل می‌شود.
• برخی گروه‌ها قاعده «یکی آنلاین، همه آنلاین» دارند: اگر حتی یک نفر آنلاین است، همه از رایانه‌های خودشان وصل می‌شوند تا شرایط برابر باشد.

جعبه‌ابزار همکاری از راه دور

همکاری پژوهشی از راه دور فقط جلسه نیست؛ بخش بزرگش کار مشترک روی اسناد، داده‌ها، کد و برنامه‌هاست. انتخاب ابزارهای مناسب، و مهم‌تر از آن توافق گروه بر سر استفاده از آن‌ها، تفاوت بزرگی ایجاد می‌کند.

معرفی بیشتر این ابزارها را در صفحه لینک پژوهش می‌توانید ببینید. یک توصیه مهم: ابزار کمتر اما با استفاده منظم، بهتر از ده ابزار نیمه‌کاره است. هر ابزار تازه، هزینه یادگیری و هماهنگی دارد.

قرارنامه همکاری

در ابتدای هر همکاری از راه دور، به‌ویژه با گروه‌های دیگر، یک «قرارنامه» ساده بنویسید که همه بر آن توافق کنند: از چه ابزارهایی استفاده می‌کنیم، جلسه‌ها کی و هر چند وقت یک بار است، پاسخ به پیام‌ها چقدر طول می‌کشد، فایل‌ها کجا ذخیره می‌شوند، چه کسی مسئول چه بخشی است و ترتیب نویسندگان چطور تعیین می‌شود. این قرارنامه لازم نیست رسمی باشد؛ یک سند مشترک یک‌صفحه‌ای کافی است. اما از بسیاری از سوءتفاهم‌های بعدی جلوگیری می‌کند.

کار ناهمزمان: وقتی همه همزمان آنلاین نیستند

یکی از بزرگ‌ترین تغییرهای همکاری از راه دور، اهمیت کار «ناهمزمان» است: کاری که لازم نیست همه همزمان آنلاین باشند. وقتی همکاران در مناطق زمانی مختلف‌اند، یا برنامه‌های کاری متفاوتی دارند، تکیه بر جلسه‌های همزمان برای همه تصمیم‌ها، کار را کند می‌کند. کار ناهمزمان خوب، چند ویژگی دارد:

• پیام‌های کامل و مستقل: پیامی بنویسید که گیرنده بتواند بدون پرسیدن سؤال اضافه، به آن عمل کند. زمینه، درخواست مشخص و مهلت را بگویید.
• مستندسازی تصمیم‌ها: هر تصمیمی که گرفته می‌شود، در جای ثابتی نوشته شود؛ نه فقط در یک تماس تلفنی.
• به‌روزرسانی منظم: هر نفر هر هفته در سند مشترک بنویسد چه کرد، چه می‌کند و کجا گیر کرده است.
• انتظار روشن از زمان پاسخ: توافق کنید که پیام‌ها معمولاً ظرف یک روز کاری پاسخ داده می‌شوند، نه فوری.
• جلسه همزمان برای چیزهایی که به آن نیاز دارند: طوفان فکری، حل تعارض، تصمیم‌های بزرگ و اعتمادسازی.

ابزار تعاملی: پیدا کردن زمان مشترک جلسه

وقتی با همکاری در کشور دیگری کار می‌کنید، پیدا کردن ساعتی که برای هر دو در ساعت کاری باشد، گاهی پیچیده است. شهر همکارتان را انتخاب کنید تا ساعت‌های مناسب مشترک را ببینید. محاسبه با ساعت فعلی مرورگر شما انجام می‌شود.

شهر همکار لندنبرلینپاریساستانبولدبیدهلی نوکوالالامپورپکنتوکیوسیدنیتورنتونیویورکشیکاگولس‌آنجلس

ساعت کاری من از تا

ساعت‌های مشترک را پیدا کن

راهنمایی از راه دور

گاهی استاد راهنما یا استاد مشاور در شهر یا کشور دیگری است، یا به دلیل فرصت مطالعاتی، بیماری یا شرایط دیگر، مدتی از راه دور با شما کار می‌کند. راهنمایی از راه دور می‌تواند کاملاً مؤثر باشد، اما به ساختار بیشتری نیاز دارد:

• جلسه‌های منظم و ثابت: وقتی دیدارهای اتفاقی در راهرو وجود ندارد، جلسه‌های برنامه‌ریزی‌شده حیاتی‌اند.
• گزارش مکتوب پیش از جلسه: همان قالب پایش ماهانه یا دستور جلسه که در فصل پایش ماهانه و فصل ارتباط مؤثر دیدیم، در راهنمایی از راه دور ارزش دوچندان دارد.
• دسترسی مشترک به کار: استاد باید بتواند داده‌ها، پیش‌نویس‌ها و نتایج را بدون نیاز به درخواست جداگانه ببیند.
• حمایت محلی: اگر استاد دور است، یک نفر در دانشکده خودتان، مثلاً استاد مشاور یا یک پژوهشگر ارشد، برای مسائل روزمره در دسترس باشد.
• دیدار حضوری گاه‌به‌گاه: اگر ممکن است، هر چند ماه یک بار دیدار حضوری، رابطه را تقویت می‌کند.

چالش‌های اینترنت و دسترسی

برای پژوهشگران در ایران، همکاری از راه دور گاهی با چالش‌های خاصی همراه است: سرعت و پایداری متغیر اینترنت، محدودیت دسترسی به برخی سرویس‌ها و ابزارها، و قطعی‌های گاه‌به‌گاه. این چالش‌ها واقعی‌اند و نادیده گرفتنشان فقط به جلسه‌های ناموفق می‌انجامد. چند پیشنهاد برای کاهش اثرشان:

• با همکاران صریح باشید. از ابتدا به همکاران خارجی بگویید ممکن است اتصال‌تان ناپایدار باشد. بیشتر آن‌ها با درک برخورد می‌کنند.
• ابزارهایی را انتخاب کنید که در دسترس شما کار می‌کنند. پیش از تعیین ابزار جلسه یا کار مشترک، دسترسی همه اعضا را بررسی کنید.
• برنامه جایگزین داشته باشید. اگر تماس تصویری قطع شد، تماس صوتی یا تلفنی؛ اگر صدا قطع شد، گفت‌وگوی متنی.
• اسلایدها و اسناد را از پیش بفرستید تا اگر اشتراک صفحه ممکن نشد، همه نسخه را داشته باشند.
• بر کار ناهمزمان بیشتر تکیه کنید. پیام‌های کامل، اسناد مشترک و ویدیوهای کوتاه ضبط‌شده، وابستگی به اتصال لحظه‌ای را کم می‌کنند.
• از داده‌ها نسخه محلی نگه دارید. اگر دسترسی به فضای ابری قطع شد، کارتان متوقف نشود.

خستگی جلسه‌های تصویری و کار از خانه

بسیاری از کسانی که روزهای پشت سر هم جلسه آنلاین داشته‌اند، نوعی خستگی خاص را تجربه کرده‌اند که گاهی «خستگی زوم» نامیده می‌شود. دلایلش متعدد است: تلاش بیشتر ذهن برای تفسیر نشانه‌های غیرکلامی محدود، نگاه کردن مداوم به تصویر خود، بی‌حرکتی جلوی دوربین و نبودِ فاصله طبیعی میان جلسه‌ها. چند راهکار:

• میان جلسه‌ها فاصله بگذارید. جلسه‌های پشت سر هم را کم کنید و میانشان چند دقیقه برای حرکت و استراحت بگذارید.
• تصویر خودتان را پنهان کنید. بیشتر ابزارها این امکان را دارند و نگاه نکردن مداوم به خود، فشار را کم می‌کند.
• همه جلسه‌ها لازم نیست تصویری باشند. برای برخی گفت‌وگوها، تماس صوتی یا حتی پیام کافی است.
• جلسه کوتاه‌تر: بیست و پنج یا پنجاه دقیقه به جای سی یا شصت.

کار از خانه

کار پژوهشی از خانه، که پس از همه‌گیری برای بسیاری عادی شد، آزادی و انعطاف می‌دهد، اما مرز کار و زندگی را مبهم می‌کند. ممکن است ساعت‌ها پشت میز بمانید بی‌آنکه کار مفیدی کنید، یا برعکس، کار تا نیمه‌شب ادامه پیدا کند. برای بسیاری از درون‌گراها یا کسانی که از جمع اضطراب دارند، کار از خانه نعمت است؛ برای دیگران، انزوا و بی‌انگیزگی می‌آورد. چند عادت کمک می‌کند:

• یک فضای کاری مشخص، حتی کوچک، که فقط برای کار باشد.
• ساعت شروع و پایان ثابت، و یک «آیین پایان روز» مثل بستن رایانه و نوشتن قدم بعدی.
• استراحت‌های منظم و بیرون رفتن از خانه دست‌کم یک بار در روز.
• ارتباط منظم با هم‌گروهی‌ها، حتی غیرکاری؛ مثلاً یک جلسه کوتاه هفتگی برای نوشتن جمعی آنلاین.
• ترکیب کار در خانه با روزهایی در دانشکده یا کتابخانه، اگر ممکن است.

اگر کار از خانه با احساس تنهایی یا افت شدید انگیزه همراه است، آن را جدی بگیرید. همان‌طور که در فصل کنار آمدن با شکست گفتیم، کمک گرفتن بخشی از مراقبت حرفه‌ای از خود است.

شروع همکاری با یک پژوهشگر خارج از کشور

بسیاری از همکاری‌های بین‌المللی دانشجویان دکتری با یک ایمیل ساده شروع می‌شود: شما مقاله‌ای از یک پژوهشگر خوانده‌اید، پرسشی دارید یا ایده‌ای که به کار او مربوط است. نخستین تماس اهمیت زیادی دارد، چون فرد مقابل شما را نمی‌شناسد و وقتش محدود است. چند نکته کمک می‌کند این تماس به همکاری تبدیل شود:

• کوتاه و مشخص بنویسید. در چند جمله بگویید کیستید، چرا به کار او علاقه دارید و دقیقاً چه پیشنهاد یا پرسشی دارید. ایمیل طولانی و کلی معمولاً بی‌پاسخ می‌ماند.
• نشان دهید کارش را خوانده‌اید. اشاره به یک یافته یا روش مشخص از مقاله‌اش، تفاوت ایمیل شما را با ده‌ها ایمیل کلی دیگر نشان می‌دهد.
• ارزش متقابل را روشن کنید. همکاری وقتی پایدار است که هر دو طرف چیزی به دست آورند: داده‌ای که شما دارید، روشی که بلدید، یا زاویه‌ای تازه به مسئله‌ای که او روی آن کار می‌کند.
• قدم اول را کوچک پیشنهاد کنید. به جای «بیایید با هم مقاله بنویسیم»، پیشنهاد یک تماس کوتاه بیست‌دقیقه‌ای برای گفت‌وگو درباره یک پرسش مشخص، پذیرفتنی‌تر است.
• استاد راهنمایتان را در جریان بگذارید. پیش از شروع هر همکاری جدی، با استاد راهنما مشورت کنید تا با برنامه پژوهشی و قواعد گروه هماهنگ باشد.
• اگر پاسخ نیامد، یک بار مؤدبانه پیگیری کنید. بی‌پاسخ ماندن اغلب به معنای مشغله است، نه بی‌علاقگی. پس از یک پیگیری، اگر باز پاسخی نیامد، به سراغ گزینه دیگری بروید و آن را شخصی نکنید.

همان مهارت‌هایی که در فصل مربیان و جامعه پژوهشی درباره ارتباط حرفه‌ای دیدیم، اینجا هم کاربرد دارد؛ تفاوت در این است که در همکاری از راه دور، بیشتر بار ساختن رابطه بر دوش نوشته‌های شماست.

نوشتن پیام‌هایی که در همکاری از راه دور کار می‌کنند

در همکاری حضوری، اگر پیامی مبهم باشد، چند دقیقه بعد در راهرو روشنش می‌کنید. در همکاری از راه دور، به‌ویژه با اختلاف ساعت، هر ابهام ممکن است یک روز کامل وقت بگیرد: شما می‌پرسید، همکار فردا صبح پاسخ می‌دهد، شما پرسش دوم را می‌فرستید و او فردای آن روز پاسخ می‌دهد. پس هر پیام کاری را طوری بنویسید که بدون پرسش اضافه قابل‌عمل باشد. یک قالب ساده که بسیاری از گروه‌ها به کار می‌برند:

جمله «اگر تا پنجشنبه نظری نرسید، با گزینه دوم پیش می‌روم» شاید ساده به نظر برسد، اما در همکاری از راه دور ارزش زیادی دارد: کار متوقف نمی‌شود و همکار هم می‌داند سکوتش چه معنایی خواهد داشت. در عین حال، لحن گرم را فراموش نکنید. پیام نوشتاری بدون لحن صدا و حالت چهره، راحت‌تر از گفت‌وگوی حضوری سرد یا تند برداشت می‌شود؛ یک جمله قدردانی یا احوال‌پرسی کوتاه، این فاصله را پر می‌کند.

امنیت داده و اخلاق همکاری آنلاین

همکاری از راه دور یعنی داده‌ها، پیش‌نویس‌ها و گاهی اطلاعات حساس در فضای آنلاین جابه‌جا می‌شوند. چند اصل ساده از بسیاری از مشکلات جلوگیری می‌کند:

• داده‌های حساس را با احتیاط به اشتراک بگذارید. اگر داده‌های انسانی یا محرمانه دارید، قواعد اخلاق پژوهش و توافق‌نامه‌های داده را رعایت کنید و پیش از ارسال، اطلاعات هویتی را حذف یا رمزگذاری کنید.
• دسترسی‌ها را مدیریت کنید. بدانید چه کسی به چه پوشه‌ای دسترسی دارد و وقتی همکاری تمام شد، دسترسی‌ها را بازنگری کنید.
• رمزهای عبور قوی و ورود دومرحله‌ای برای حساب‌های کاری داشته باشید.
• برای ضبط جلسه اجازه بگیرید. پیش از ضبط، به همه شرکت‌کنندگان بگویید و موافقت‌شان را بگیرید.
• به حریم خصوصی همکاران احترام بگذارید. اسکرین‌شات از جلسه یا گفت‌وگوها را بدون اجازه منتشر نکنید.
• درباره ایده‌های منتشرنشده محتاط باشید. همان قواعدی که در همایش‌ها رعایت می‌کنیم، در جلسه‌های آنلاین هم صدق می‌کند.

ساختن اعتماد از راه دور

در همکاری حضوری، اعتماد معمولاً به‌تدریج و در لحظه‌های کوچک ساخته می‌شود: یک گپ کنار چای، یک ناهار مشترک، کمک در یک لحظه سخت. در همکاری از راه دور، این لحظه‌ها خودبه‌خود اتفاق نمی‌افتند و باید آگاهانه برایشان جا باز کرد:

• چند دقیقه اول جلسه را به گفت‌وگوی غیرکاری اختصاص دهید.
• به قول‌هایتان عمل کنید، حتی کوچک‌ها؛ در همکاری از راه دور، قابل‌اعتماد بودن مهم‌ترین سرمایه است.
• پیشرفت‌ها و مشکل‌ها را شفاف گزارش دهید؛ سکوت طولانی در همکاری از راه دور، نگرانی می‌سازد.
• اگر ممکن است، دست‌کم یک بار همکاران را حضوری ببینید؛ مثلاً در یک همایش.
• قدردانی کنید، به‌ویژه وقتی کسی بیش از سهمش کار کرده است.

داستان فرضی: مقاله‌ای که در سه منطقه زمانی نوشته شد

این داستان ساختگی است و برای روشن‌تر شدن مفاهیم این فصل نوشته شده است.

سمیرا، دانشجوی دکتری در تهران، با یک پژوهشگر پسادکتری در تورنتو و یک دانشجوی دکتری در کوالالامپور روی مقاله‌ای مشترک کار می‌کرد. سه ماه اول تقریباً هیچ پیشرفتی نداشتند. پیدا کردن ساعتی که برای هر سه مناسب باشد سخت بود، جلسه‌ها به دلیل اینترنت ناپایدار سمیرا مدام قطع می‌شد، نسخه‌های مختلف پیش‌نویس در ایمیل‌ها گم می‌شد و هیچ‌کس دقیقاً نمی‌دانست مسئول کدام بخش است.

بعد از یک جلسه پرتنش، تصمیم گرفتند روش کار را عوض کنند. یک قرارنامه یک‌صفحه‌ای نوشتند: یک سند مشترک برای پیش‌نویس، یک فهرست کار با مسئول و مهلت، و یک بخش «به‌روزرسانی هفتگی» که هر کس هر جمعه چند خط در آن می‌نوشت. جلسه همزمان را به ماهی یک بار کاهش دادند، در ساعتی که برای هر سه قابل‌تحمل بود، و سمیرا اسلایدها و پرسش‌هایش را همیشه یک روز پیش از جلسه می‌فرستاد تا اگر تماس قطع شد، دیگران بدانند موضوع چیست.

بیشتر کار به‌صورت ناهمزمان پیش رفت: یکی شب می‌نوشت و دیگری صبح نظر می‌داد. چهار ماه بعد، مقاله برای مجله ارسال شد. سمیرا بعدها گفت: «فهمیدم مشکل فاصله نبود؛ مشکل نبودِ ساختار بود. وقتی ساختار ساختیم، فاصله به مزیت تبدیل شد؛ کار تقریباً شبانه‌روزی پیش می‌رفت.»

جمع‌بندی: فاصله را با ساختار جبران کنید

همکاری از راه دور امروز بخش عادی زندگی پژوهشی است و می‌تواند به همان اندازه همکاری حضوری مؤثر باشد، اگر شیوه تعامل را با آن تطبیق دهید. در جلسه دونفره سر وقت وصل شوید، سلام گرم کنید و نبودِ نشانه‌های غیرکلامی را با پرسیدن و خلاصه کردن جبران کنید. در گروه‌های کوچک گرداننده و دستور کار داشته باشید، در جلسه‌های بزرگ به ساختار پایبند باشید و در جلسه‌های ترکیبی مراقب برابری حاضران و آنلاین‌ها باشید. ابزارهای کم اما ثابت انتخاب کنید، قرارنامه همکاری بنویسید، بر کار ناهمزمان تکیه کنید، اختلاف ساعت را آگاهانه مدیریت کنید و برای چالش‌های اینترنت برنامه جایگزین داشته باشید. از خستگی جلسه‌های تصویری و انزوای کار از خانه مراقبت کنید، امنیت داده را جدی بگیرید و اعتماد را آگاهانه بسازید.

چک‌لیست همکاری از راه دور

• با همکاران بر سر ابزارهای مشترک توافق کرده‌ایم.
• یک قرارنامه همکاری ساده نوشته‌ایم.
• برای هر جلسه گروهی، دستور کار و گرداننده داریم.
• تصمیم‌ها در یک سند مشترک ثبت می‌شوند.
• ساعت‌های مشترک با همکاران خارجی را می‌دانم.
• برای قطعی اینترنت برنامه جایگزین دارم.
• میان جلسه‌های آنلاین فاصله و استراحت می‌گذارم.
• داده‌های حساس را مطابق قواعد اخلاق پژوهش به اشتراک می‌گذارم.

سوالات متداول درباره همکاری پژوهشی از راه دور

چطور یک جلسه آنلاین پژوهشی مؤثر داشته باشیم؟

سر وقت وصل شوید، دستور کار را از پیش بفرستید، در جلسه‌های گروهی یک گرداننده تعیین کنید، از ساکت‌ترها نظر بخواهید، یادداشت‌ها را در سند مشترک بنویسید و در پایان تصمیم‌ها را خلاصه و مکتوب کنید.

با همکاری در کشور دیگر چطور زمان جلسه را هماهنگ کنم؟

ساعت‌های کاری مشترک را با در نظر گرفتن اختلاف ساعت و تغییر ساعت تابستانی پیدا کنید، در دعوت‌نامه ساعت را به هر دو منطقه زمانی بنویسید و برای بیشتر کارها بر همکاری ناهمزمان تکیه کنید.

کار ناهمزمان یعنی چه؟

کاری که لازم نیست همه همزمان آنلاین باشند: پیام‌های کامل و مستقل، اسناد مشترک، به‌روزرسانی‌های هفتگی و تصمیم‌های مستند. جلسه همزمان برای طوفان فکری، حل تعارض و تصمیم‌های بزرگ نگه داشته می‌شود.

با اینترنت ناپایدار چطور در جلسه‌های بین‌المللی شرکت کنم؟

از ابتدا با همکاران صریح باشید، ابزاری انتخاب کنید که برای همه در دسترس است، اسلایدها را از پیش بفرستید، برنامه جایگزین مثل تماس صوتی یا متنی داشته باشید و بیشتر بر کار ناهمزمان تکیه کنید.

با خستگی جلسه‌های تصویری چه کنم؟

میان جلسه‌ها فاصله بگذارید، جلسه‌ها را کوتاه‌تر کنید، تصویر خودتان را پنهان کنید و برای گفت‌وگوهایی که نیازی به تصویر ندارند، از تماس صوتی یا پیام استفاده کنید.

منبع الهام ساختار موضوعی: Gosling, P. & Noordam, B. Mastering Your PhD, Springer. متن این صفحه بازنویسی و شرح آموزشی است.